SEKRETARIAT
Interesantów przyjmuje się w dniach i godzinach pracy Szkoły Podstawowej nr 82 w Gdańsku
tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 6.30 – 17.00.
Szkoła prowadzi sprawy takie jak:
1) przyjmowanie uczniów oraz tryb przechodzenia z jednych typów szkół do drugich,
2) przechowywanie dokumentacji uczniów,
3) wydawanie zaświadczeń o uczęszczaniu uczniów do poszczególnych szkół,
4) odbieranie dokumentów przez rodziców uczniów niepełnoletnich, w związku z rezygnacją ze szkoły,
5) zawiadamianie rodziców uczniów, którzy nie realizują obowiązku szkolnego,
6) wydawanie duplikatów świadectw,
7) wydawanie duplikatów legitymacji szkolnych dla uczniów,
8) wydawanie zaświadczeń nauczycielom, którzy uzyskali akceptacje na stopień nauczyciela kontraktowego,
9) wydawanie świadectw pracy pracownikom szkoły,
10) wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu pracownikom oraz byłym pracownikom szkoły do celów emerytalno-rentowych.
CZYNNOŚCI KANCELARYJNE I OBIEG DOKUMENTÓW
Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
• ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek
• powielanie czystopisów pism
• wysyłanie korespondencji i przesyłek
• przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej
• udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób odpowiedzialnych za prowadzenie określonych spraw.
Czynności kancelaryjne w placówce wykonuje sekretariat.
PRZYJMOWANIE KORESPONDENCJI
1. Całość korespondencji przychodzącej do placówki przyjmuje sekretariat, rejestrując ją ilościowo w dzienniku korespondencyjnym.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
• adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom
• wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej.
4. Po otwarciu koperty stwierdza się:
• czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego
• czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
• wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia
• dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego) np. odwołania, itp.
• w których brak nadawcy
• mylnie skierowanych
• załączników nadesłanych bez pisma przewodniego
• w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
6. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat daje na żądanie składającego pismo.
7. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
8. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z dziennika korespondencyjnego.
9. Po wykonaniu czynności określonych w pkt. 1-8 sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje ją dyrektorowi.
10. Dyrektor przeglądając korespondencję:
• decyduje, którą korespondencję załatwia sam
• przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników szkoły.
11. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez innych pracowników placówki dyrektor umieszcza dyspozycje dotyczące:
• sposobu załatwienia sprawy
• terminu załatwienia sprawy
• aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
13. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, zostaje przekazana pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
14. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
15. Nie podlegają rejestracji:
• publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.)
• potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy
• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
16. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
17. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
• odręczną
• korespondencyjną
• inną (np. na formularzu).
18. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
19. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
20. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: “Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
21. Pracownicy szkoły załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.
22. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
• nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową
• znak sprawy
• powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy
• określenie odbiorcy
• treść pisma
• podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
23. W pismach nie należy stosować skrótów instytucji, gdy co najmniej jeden raz nie została użyta pełna nazwa instytucji.
24. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM.
1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
• przesyłką listową
• pocztą elektroniczną.
2. Pisma przeznaczone do wysłania – pracownik sekretariatu sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków należy uzupełnić je.
3. Dla pism otrzymanych do wysyłki sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
• imienia i nazwiska, bądź nazwy instytucji
• nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłana jako przesyłka zwykła.
DYREKCJA SZKOŁY przyjmuje Rodziców i Interesantów w wyznaczonych dniach i godzinach. Informacja znajduje się na tablicach informacyjnych oraz stronie internetowej http://sp82.edu.gdansk.pl/ w zakładce O szkole/ Godziny przyjęć Rodziców i Interesantów.
W sprawach pilnych także po wcześniejszym indywidualnym umówieniu telefonicznym - 58 349 56 69.
Dostęp do informacji niezamieszczonej w BIP
Zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. 2022, poz. 902), (zwana dalej również: Ustawą o d.i.p), informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej Szkoły Podstawowej nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku a znajduje się w jego posiadaniu, jest udostępniana na pisemny wniosek.
Wniosek można składać w następujący sposób:
- Listownie na adres: Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku, ul. Radarowa 26, 80-298 Gdańsk.
- Bezpośrednio w sekretariacie Szkoły Podstawowej nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku
- W formie elektronicznej na adres mailowy: sekretariat@sp82.edu.gdansk.pl
Prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach
o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych oraz ograniczeniu ze względu na prywatność osoby fizycznej lub tajemnice służbową.
Zgodnie z art. 13 Ustawy o d.i.p., udostępnienie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. W sytuacji, gdy informacja publiczna z różnych przyczyn nie może być udostępniona w powyższym terminie, Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku powiadomi w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.
Udostępnienie informacji publicznej na wniosek nastąpi w sposób i w formie zgodnej z wnioskiem, chyba że środki techniczne, którymi dysponuje Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku uniemożliwiają udostępnienie informacji w sposób wskazany we wniosku. W takim przypadku Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku powiadomi pisemnie wnioskodawcę o przyczynach braku możliwości udostępnienia informacji zgodnie z wnioskiem i wskaże, sposób lub formę w jakiej informacja może być udostępniona niezwłocznie. Jeżeli w terminie 14 dni od powiadomienia wnioskodawca nie złoży wniosku o udostępnienie informacji w sposób lub w formie wskazanych w powiadomieniu, postępowanie o udostępnienie informacji zostanie umorzone.
Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, z zastrzeżeniem przypadku, w którym, udostępnienie informacji na wniosek, będzie generowało koszty związane ze sposobem lub koniecznością przekształcenia informacji
w formę wskazaną we wniosku. W tym przypadku Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego
w Gdańsku zgodnie z art. 15 Ustawy zastrzega sobie prawo do pobrania od wnioskodawcy opłaty w wysokości odpowiadającej tym kosztom. W takiej sytuacji Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku powiadomi o wysokości opłaty wnioskodawcę, który może w tym czasie dokonać zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wniosek wycofać.
Odmowa udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania o udostępnienie informacji publicznej następuje w drodze decyzji administracyjnej Dyrektora Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku.
Informacja o przetwarzaniu danych osobowych w procesie rozpatrywania wniosków o udzielenie informacji publicznej.
- Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Szkoła Podstawowa nr 82 im. prof. J. Czochralskiego w Gdańsku, ul. Radarowa 26, 80-298 Gdańsk.
- Przedstawicielem Administratora danych jest Dyrektor Szkoły, p. Beata Witek, kontakt: b.witek@sp82.edu.gdansk.pl
- Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: iod@rodo-edu.pl
- Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, to jest na podstawie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz. U. 2022, poz. 902),
w celu rozpatrzenia wniosku. - Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom do tego uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów.
- Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, nie krócej niż okres wskazany w przepisach o archiwizacji.
- Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji lub profilowaniu. Ponadto, Pani/Pana dane nie będą przekazywane do państw trzecich oraz organizacji międzynarodowych.
- Podanie danych nie jest obowiązkowe, chyba że urząd o nie wystąpi w celu wydania decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenia podstępowania o udostępnienie informacji.
- Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich sprostowania.
- Przysługuje Pani/Panu również prawo do złożenia skargi w związku z przetwarzaniem w/w danych do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
